e-Fatura ve e-Arşiv'e geçiş: kimler, ne zaman, nasıl?

e-Dönüşüm uygulamalarının kapsamı her yıl genişliyor. Ciro hadleri düşüyor, yeni sektörler kapsama alınıyor ve daha önce isteğe bağlı olan uygulamalar zorunlu hâle geliyor. Bu nedenle “biz kapsamda değiliz” bilgisinin tazeliği, bilginin kendisi kadar önemli.

Hangi uygulama ne işe yarıyor?

• e-Fatura: Sistemde kayıtlı mükellefler arasında düzenlenen faturalar. Alıcı da sistemde kayıtlı olmalıdır.
• e-Arşiv Fatura: Sistemde kayıtlı olmayan alıcılara (nihai tüketici veya kapsam dışı mükellef) düzenlenen elektronik faturalar.
• e-İrsaliye: Sevk irsaliyesinin elektronik hâli. Taşıma sırasında elektronik olarak sorgulanabilir.
• e-Defter: Yevmiye ve büyük defterin elektronik ortamda tutulup beratlarının yüklenmesi.
• e-SMM: Serbest meslek erbabının düzenlediği makbuzun elektronik hâli.
• e-Müstahsil makbuzu: Tarımsal ürün alımlarında kullanılan makbuzun elektronik hâli.

Kapsama nasıl giriliyor?

Kapsama girişin iki yolu var. Birincisi ciro haddi: belirlenen brüt satış hasılatı eşiğini aşan mükellefler, izleyen dönemden itibaren zorunlu olarak kapsama giriyor. İkincisi sektörel zorunluluk: e-ticaret, aracı hizmet sağlayıcıları, akaryakıt, sebze-meyve komisyonculuğu, konaklama gibi belirli faaliyet alanlarında ciroya bakılmaksızın zorunluluk doğuyor.

Ciro haddini aşan mükellefler için geçiş, hesap dönemi sonunda değil; tebliğde belirlenen tarihte başlıyor. Bu tarihten sonra kâğıt fatura düzenlenmesi, özel usulsüzlük cezasıyla karşılaşmak anlamına geliyor.

Üç yöntem: hangisi size uygun?

1. GİB portalı: Ücretsiz. Az sayıda fatura düzenleyen küçük işletmeler için yeterli. Fatura tek tek elle girilir; ön muhasebe programıyla entegrasyon yok.
2. Özel entegratör: Yetkilendirilmiş bir hizmet sağlayıcı üzerinden. Kurulum hızlı, ön muhasebe programlarıyla entegrasyon hazır. Çoğu işletme için doğru seçim.
3. Doğrudan entegrasyon: Kendi bilgi işlem altyapınızı GİB sistemine bağlarsınız. Yüksek hacimli ve kendi yazılım ekibi olan işletmeler için anlamlı.

Geçişte en sık yapılan dört hata

1. Mali mühür veya e-imzayı geç talep etmek

Tüzel kişiler için mali mühür, gerçek kişiler için nitelikli elektronik imza zorunlu. Üretim ve teslim süresi birkaç iş gününü bulabiliyor. Zorunluluk tarihine bir hafta kala başvurmak, kaçınılmaz biçimde gecikme yaratıyor.

2. Alıcının kapsamda olup olmadığını kontrol etmemek

Alıcı e-Fatura sisteminde kayıtlıysa ona e-Arşiv Fatura düzenlenemez; e-Fatura düzenlenmesi gerekir. Kayıtlı kullanıcı listesi düzenli güncelleniyor ve entegratör yazılımları bu kontrolü otomatik yapıyor. Kontrolü elle yapan işletmelerde yanlış tipte belge düzenleme sorunu sık görülüyor.

3. Ön muhasebe programını entegrasyona dahil etmemek

Fatura entegratörde, kayıt ön muhasebede, mizan müşavirde olduğunda aynı veri üç yerde tutuluyor ve mutabakat her ay elle yapılıyor. Kurulumda yarım gün ayrılarak çözülebilecek bir entegrasyon, sonradan yıl boyunca süren bir mutabakat yüküne dönüşüyor.

4. e-Defter beratlarını takip etmemek

e-Defter uygulamasında defterlerin oluşturulması yetmiyor; beratların da süresinde yüklenmesi gerekiyor. Yükleme süreleri kaçırıldığında defterler usulüne uygun tutulmamış sayılabiliyor. Bu, ispat yükü açısından ciddi bir risk.

Ne zaman başlamalı?

Kapsama girme ihtimaliniz varsa, zorunluluk tarihinden en az bir ay önce. Bu süre; mali mühür temini, entegratör seçimi, ön muhasebe entegrasyonu ve deneme faturası kesilmesi için gereken asgari süre. Zorunlu olmasanız bile isteğe bağlı geçiş mümkün ve çoğu işletme için arşivleme, tahsilat takibi ve mutabakat kolaylığı bakımından zaten avantajlı.